ইমেইল ব্যবহার করেন অথচ অটোমেটেড ইমেইল এর দেখা পাননি, এমন মানুষ হয়ত খুঁজে পাওয়া যাবে না। কনফার্মেশন থেকে শুরু করে রিকমেন্ডেশন পর্যন্ত বিভিন্ন বিষয়ে অসংখ্য অটোমেটেড ইমেইল আমাদের ইনবক্সে খুঁজলেই হয়তো পাওয়া যাবে। খুব সহজে দুই ধাপের প্রক্রিয়া অনুসরণ করে আপনিও চাইলে অটোমেটেড ইমেইল এর ফিচার ব্যবহার করতে পারবেন।
মূলত এই প্রক্রিয়াতে প্রথমে একটি ইমেইল তৈরী করে সেটিকে টেমপ্লেট হিসেবে সেভ করা হবে। এরপর একটি ফিল্টার সেট করে উক্ত ইমেইল নির্দিষ্ট ক্ষেত্রে সেন্ড করার ব্যবস্থা করতে হবে। চলুন জেনে নেওয়া যাক কিভাবে জিমেইল এর মাধ্যমে অটোমেটিক ইমেইল রিপ্লাই সেট করবেন।
জিমেইল ওয়েবসাইটে প্রবেশ করে ইমেইল টেমপ্লেট তৈরী ও ব্যবহার করা যাবে। তবে এখনো জিমেইল এর মোবাইল অ্যাপে এই ফিচারটি আসেনি। প্রথমেই আমরা জানব কিভাবে জিমেইল এ টেমপ্লেট তৈরী করতে হয়।
জিমেইল এ এই টেমপ্লেট ব্যবহার করতে প্রথমে সেটিংস থেকে ফিচারটি চালু করতে হবে। যেহেতু এটি একটি বাড়তি সুবিধা, এবং এটি তেমন একটা সচরাচর ব্যবহৃত হয়না, তাই ডিফল্টভাবে এটি চালু থাকে না। অটো-রিপ্লাই দেওয়ার জন্য টেম্পলেট দরকার। তাই আমাদের প্রথমেই অপশনটি চালু করতে হবে।
ফিচারটি চালু করতে প্রথমে জিমেইল এর ওয়েবসাইটে প্রবেশ করুন। ডানদিকের টপ কর্নারে থাকা গিয়ার আইকনে ক্লিক করুন। এরপর প্রদর্শিত সাইডবার থেকে “See All Settings” সিলেক্ট করুন।
Advanced ট্যাবে প্রবেশ করুন ও Templates এর পাশে থাকা অপশনটি Enable করে দিন। এরপর “Save Changes” অপশনে ক্লিক করুন। উক্ত ওয়েব পেজ রিফ্রেশ হবে ও সেটিংস সেভ হয়ে যাবে।
এরপর আসে ইমেইল টেমপ্লেট কম্পোজ করারপালা। সাধারণ ইমেইল কম্পোজ করার মত বামদিকের টপ কর্নারে থাকা “Compose” বাটনে ক্লিক করুন। এরপর ইমেইল এর সাবজেক্ট লাইন ও বডি লাইন লিখুন।
টেমপ্লেট ইমেইল লেখা শেষ করার পর ডানদিকে নিচের দিকে থাকা থ্রি ডটে ক্লিক করুন। এরপর Templates অপশনের উপর মাউস কার্সর নিয়ে গিয়ে প্রথমে Save Draft as Template ও এরপর Save as New Template সিলেক্ট করুন। এরপর ইমেইল টেমপ্লেটের একটি নাম দিয়ে Save করুন।
ব্যাস! ইমেইল টেমপ্লেট তৈরী হয়ে গেলো। এবার চাইলে টপ কর্নারে থাকা X এ ক্লিক করে ইমেইল ক্লোজ করে দিতে পারেন
ইমেইল টেমপ্লেট তৈরির পর এবার ইমেইল অটোমেটিক সেন্ড হওয়ার জন্য ফিল্টার সেট করতে হবে। এবার আমরা জানবো কিভাবে জিমেইল এ অটোমেটিক রিপ্লাই এর জন্য ফিল্টার সেটাপ করতে হয়।
প্রথমে ডানদিকের টপ কর্নারে থাকা গিয়ার আইকন ও এরপর “See All Settings” অপশন সিলেক্ট করে জিমেইল সেটিংসে প্রবেশ করুন। এবার Filters and Blocked Addresses ট্যাবে ক্লিক করুন। এরপর নিচের দিকে থাকা “Create a New Filter” সিলেক্ট করুন।
এবার যেসব ইমেইলসমূহে অটোমেটিক রিপ্লাই দিতে চান তা আপনার সুবিধামত সিলেক্ট করুন। যেমনঃ Has The Words অপশন ব্যবহার করে ইমেইল এ নির্দিষ্ট কোনো শব্দ থাকলে উক্ত ইমেইলসমূহের জন্য ফিল্টার সেট করা যাবে। ফিল্টার তৈরী করতে “Create Filter” অপশনে ক্লিক করুন।
এরপর ম্যাচিং ইমেইল এর জন্য কি অ্যাকশন প্রযোজ্য হবে, তার অপশন দেখতে পাবেন। Send Template বক্সে চেক মার্ক দিন ও ড্রপ ডাউন লিস্ট হতে প্রথম ধাপে তৈরি করা ইমেইল টেমপ্লেট সিলেক্ট করুণ। এছাড়া কোনো বাড়তি একশন গ্রহণ করতে চাইল তা এখান থেকেই করতে পারবেন। যেমনঃ আপনি যদি চান উক্ত ইমেইলসমূহে নির্দিষ্ট লেবেল লাগাতে, তা এই পেজ থেকে করতে পারবেন। কাজ শেষ হলে “Create Filter” অপশনে ক্লিক করুন।
উল্লেখিত প্রক্রিয়া সঠিকভাবে অনুসরণ করে অটোমেটিক ইমেইল রিপ্লাই ফিচার চালু করতে পারবেন। চাইলে অন্য ইমেইল একাউন্ট থেকে একটি ইমেইল আপনার একাউন্টে পাঠিয়ে চেক করে নিতে পারেন। ইমেইল পাঠানোর পর আপনার একাউন্ট থেকে অটোমেটিক রিপ্লাই ইমেইল আসলে বুঝবেন অটোমেটিক ইমেইল রিপ্লাই ফিচারটি সঠিকভাবে কাজ করছে।